Managementassistent

De essentie van de functie is het professioneel en proactief ondersteunen van de directeur-bestuurder en het managementteam (MT) op secretarieel en administratief vlak en op het gebied van relatiebeheer. Je speelt een centrale rol in de organisatie en vormt de ondersteunende verbinding tussen de directeur-bestuurder en de raad van toezicht (RvT). Je houdt zicht op de informatiestromen en hebt hierin een bewakende en sturende rol. Je geeft operationeel leiding aan de medewerker secretariaat. Jij ontzorgt, als geen ander, onze directeur-bestuurder, MT en de strategisch beleidsadviseurs.

Wij streven als Fonds naar een organisatie die bestaat uit mensen met een diversiteit aan achtergronden en ervaringen, die samen een krachtig team vormen. We moedigen dan ook iedereen, die op basis van kennis, talent en/of ervaring geschikt denkt te zijn voor deze functie, van harte aan om te solliciteren.

ORGANISATIE

Het Fonds voor Cultuurparticipatie is een Rijkscultuurfonds dat actieve cultuurdeelname in het Koninkrijk der Nederlanden stimuleert. Onze missie: cultuur toegankelijk maken voor iedereen. Wij maken culturele projecten mogelijk door het verstrekken van subsidies aan culturele initiatieven in het hele Koninkrijk der Nederlanden. Van Zeeland tot Groningen. Van Aruba tot St. Eustatius. Van groot tot klein. Dwars door alle disciplines heen. Bijvoorbeeld voor het verstevigen van cultuuronderwijs op scholen, het organiseren van een theaterfestival in de wijk of voor een creatieve aanpak van nieuwe media en erfgoed. 

We zijn actief op het terrein van cultuureducatie, cultuurparticipatie, erfgoed en talentontwikkeling. Ook dragen we bij aan een gelijk speelveld voor verschillende cultuurmakers, vormen van cultuur en manieren van cultuur maken. We werken daarbij intensief samen met landelijke en lokale partners, ook in het sociaal domein om bij te dragen aan een veerkrachtige samenleving. 

Met een organisatie van ongeveer zestig vaste medewerkers, een groep van honderd commissieleden en een flexibele schil van zzp’ers zetten wij ons in vanuit de kernwaarden laagdrempelig, betrokken, lef, inclusief en verbindend  in dat wat de organisatie drijft: de kracht van kunst en cultuur. 

ZO ZIET JOUW WERK ERUIT

In deze rol ben jij de spil in het organiseren, voorbereiden en bieden van optimale ondersteuning. Je bent verantwoordelijk voor de agenda van de directeur-bestuurder en het complexe agendabeheer van het MT. Het MT bestaat uit de manager Realisatie, manager Ontwikkeling, manager Bedrijfsvoering en de directeur-bestuurder. Daarnaast beheer je relaties op directieniveau en organiseer, bereid je voor en notuleer je MT en RvT vergaderingen. RvT vergaderingen zijn 4-5 keer per jaar en kunnen in de avonduren zijn. 

Je bewaakt processen, controleert deadlines en monitort acties. Hieronder valt ook het opstellen en bewaken van de jaarplanning voor de vergaderingen van onder andere het MT, de RvT en daarmee samenhangend de audit- en renumeratiecommissie. Administratief ondersteun je door het opstellen van agenda's voor verschillende overleggen, het notuleren en uitwerken van notulen, het zorgen voor tijdige beschikbaarheid van documenten en een juiste archivering. Bovendien geef je operationeel leiding aan de medewerker secretariaat. Samen zijn jullie het gezicht van ons kantoor in Utrecht en verwelkomen jullie allerlei verschillende bezoekers. 

WAT BRENG JE MEE

We zijn op zoek naar iemand met de volgende competenties. 

• Je werkt nauw samen met de directeur-bestuurder, het MT en andere collega’s. Door jouw samenwerkingsvaardigheden kan je de juiste informatie ophalen bij collega's, signaleren, communiceren en anderen op tactvolle wijze op hun verantwoordelijkheden wijzen. Je ben in staat om collega’s bij te staan waar nodig en kan ze complimenten en opbouwende feedback geven.

• Je bent op de hoogte van wat speelt binnen de organisatie, kent de gevoeligheden en handelt daarnaar. Door jouw integriteit ga je zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke informatie zoals uit een MT of RvT vergadering. Dat betekent dat je niet te verleiden bent om vertrouwelijke informatie te misbruiken dan wel aan interne collega's of buitenstaanders te verschaffen. Je bent in staat om vriendelijk doch helder je eigen (professionele) grenzen aan te geven.

• Je weet snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen en kan een realistische inschatting maken van urgentie en belang van zaken. Door jouw vaardigheden in plannen en organiseren houd je overzicht over de werkzaamheden en aangezien er regelmatig adhoc werkzaamheden plaatsvinden weet je prioriteiten te stellen. Je hebt het vermogen om de jaarplanning voor onder andere het MT, de RvT en daarmee samenhangend de audit- en renumeratiecommissie samen te stellen. Met jouw vaardigheden kan je effectief de naleving van afspraken en termijnen bewaken. 

• Als managementassistent weet je door te vragen naar de wensen van de directeur-bestuurder en het MT, kan je ondersteuning bieden of doorverwijzen naar de juiste collega. Met jouw klantgerichtheid ben je in staat de aanpak en gedragsstijl te kiezen, die passen bij de situatie. Je kan heldere afspraken maken en nakomen. Je weet de balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding aan te nemen. 

Het functieprofiel van managementassistent bij het Fonds komt overeen met het functieprofiel managementondersteuner in het Functiegebouw Rijk. Een uitwerking van dat profiel inclusief resultaten, gedragsindicatoren en competenties vind je hier. 

WIJ BIEDEN

Werken bij het Fonds voor Cultuurparticipatie betekent een verschil maken door cultuur toegankelijk te maken voor iedereen. Jouw inzet draagt bij aan het vergroten van cultuurparticipatie en -educatie in Nederland. Daarnaast biedt het Fonds jou: 

• Ervaren, leuke professionals als collega’s; 

• Een jaarcontract voor 32-36 uur per week, met de intentie tot verlenging; 

• De functie is gewaardeerd in functieschaal 9 van de CAO Rijk. Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal €3.484,93 en maximaal €4.868,02 bruto per maand bij een 36-urige werkweek; 

• 4 weken verlof op jaarbasis; 

• Een IKB-regeling, bestaande uit 36 IKB-uren en 16,3% IKB-budget; 

• Een modern ingericht kantoor op loopafstand van Utrecht CS; 

• Je bent het gezicht van het kantoor, gedeeltelijk thuiswerken is bespreekbaar; 

• Een uitstekend pakket aan aanvullende arbeidsvoorwaarden, waaronder maandelijkse stoelmassages, vers fruit, korting op je sportabonnement en een cultureel budget.  

Voor deze functie is het noodzakelijk dat je een verklaring omtrent gedrag (VOG) kunt overleggen bij indiensttreding. Het Fonds vergoedt deze verklaring. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.