Bureaumedewerker

Als bureaumedewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor de subsidieaanvragers en tegelijkertijd het administratieve brein van het team. Je zorgt ervoor dat de subsidieaanvragen het proces volledig doorlopen door de aanvragen in te nemen, deze te controleren op volledigheid, te verdelen onder het team en deadlines te bewaken. In jouw rol begeleidt je aanvragers en aanvragen door het subsidieproces. Je houdt mailboxen bij, hebt telefoondiensten waarbij je aanvragers te woord staat en verzorgt de administratieve ondersteuning van het team.

We geloven dat diversiteit in achtergrond en ervaring onze organisatie sterker maakt. Denk je dat deze functie bij je past vanwege je kennis, talent of ervaring? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren. 

ORGANISATIE

Wij geloven in de kracht van cultuur. Actief aan cultuur doen heeft een positieve impact, op jou en op de samenleving. Cultuur vormt, raakt en verwondert ons. Cultuur brengt mensen samen en zorgt voor reflectie, begrip, persoonlijke ontwikkeling en welzijn. Cultuur doet. Doe je mee?  

Het Fonds voor Cultuurparticipatie stimuleert actieve kunst- en cultuurdeelname van zoveel mogelijk Nederlanders. Want cultuur heeft een positieve impact op iedereen. Met een organisatie van ruim zestig vaste medewerkers, een groep van honderd commissieleden en een flexibele schil van zzp’ers zetten wij ons in voor onze missie Cultuur doet vanuit de kernwaarden lef, betrokken, zorgvuldig en waarmaken. 

ZO ZIET JOUW WERK ERUIT

Verschillende culturele organisaties in Europees en Caribisch Nederland vragen bij ons Fonds subsidie aan voor hun project. Om de aanvragen te kunnen behandelen werken wij met drie programmalijnen (teams). Deze functie is onderdeel van team Amateurkunst. Team Amateurkunst bestaat uit een team van subsidieadviseurs en bureaumedewerkers, onder begeleiding van een coördinator. Samen behandelen we subsidies gericht op het amateurveld en talentontwikkeling. Als bureaumedewerker sta jij aan de start en afronding van de binnengekomen subsidieaanvragen. Wanneer een aanvraag binnenkomt doe jij de eerste beoordeling: je controleert of de aanvraag volledig is en aan alle voorwaarden voldoet. Daarna zorg jij ervoor dat de aanvraag het proces soepel doorloopt.

Tijdens de vergaderingen met het team breng je jouw collega’s op de hoogte van de aanvragen die binnen zijn gekomen en de deadlines die naderen. Daarvoor gebruik je ons online dashboard, MetaBase. In het subsidiemanagementsysteem wijs je de aanvraag aan de passende subsidieadviseur toe. Je zorgt voor een goede verdeling van het werk binnen het team en neemt je collega's daarin mee.

Daarnaast heb je contact met de aanvragers. Wanneer het besluit over een aanvraag is genomen, verstuur jij de beschikking waarin het besluit staat. Ook hou je de aanvrager op de hoogte, bijvoorbeeld wanneer een beschikking langer op zich laat wachten. Wanneer een aanvrager een verantwoording moet doen om te laten zien waaraan de subsidie is besteed, zorg je ervoor dat de die afspraken op tijd zijn ingepland bij de subsidieadviseurs. Je ondersteunt bij bezwaarprocedures door documenten te verzamelen en te controleren, bereidt commissievergaderingen voor door adviseurs in te plannen, uitnodigingen te versturen en beoordelingsformulieren klaar te zetten. Tijdens het hele proces zorg je ervoor dat de administratie bijgewerkt is en na de afronding let je erop dat alles juist wordt gearchiveerd.

In deze functie ben je, samen met de andere bureaumedewerkers van de andere teams, verantwoordelijk voor de verschillende algemene mailboxen: van programmalijn Amateurkunst en van het Fonds. Ook heb je wekelijks telefoondienst, waarin je gebeld wordt door potentiële aanvragers. Telefonisch beantwoord je hun vragen zo goed als mogelijk en wanneer het nodig is verbind je ze door met de juiste subsidieadviseur.

Het functieprofiel van Bureaumedewerker bij het Fonds voor Cultuurparticipatie komt overeen met het functieprofiel Medewerker Verwerken en Behandelen in het Functiegebouw Rijk. Een uitwerking van dat profiel inclusief resultaten, gedragsindicatoren en competenties vind je hier. 

WAT BRENG JE MEE

Als bureaumedewerker ben je een belangrijk aanspreekpunt voor zowel aanvragers als collega’s. Vanwege jouw klantgerichtheid kan je de behoeften en belangen van anderen goed begrijpen en daarop inspelen. Je zorgt dat vragen duidelijk worden beantwoord en dat iedereen weet waar diegene aan toe is. Je weet informatie helder en begrijpelijk over te brengen, of het nu gaat om een korte update, een formele brief of een telefoongesprek over een subsidieaanvraag. Door goed te luisteren en tot de kern van een vraag te komen, kan je ervoor zorgen dat de aanvrager zich gehoord en goed geïnformeerd voelt. Binnen het team helpt jouw klantgerichtheid het team beter te ondersteunen. Je denkt mee over planningen, mappenstructuren en deadlines en zorgt dat informatie helder en bijgewerkt is. Door zorgvuldig te communiceren, draag je bij aan een professionele en betrouwbare organisatie.

Met een proactieve houding draag je bij aan een goed lopend subsidieproces. Je ziet wat er nodig is voordat iemand erom hoeft te vragen, signaleert op tijd wanneer deadlines naderen en zorgt dat informatie en documenten op orde zijn. Zo ondersteun je het team met actuele overzichten, plan je verantwoordingen tijdig in en houd je zicht op lopende aanvragen en subsidieplafonds. Door gegevens uit systemen zoals MetaBase te vertalen naar concrete acties, help je het team om overzicht te houden en efficiënt te werken. Door op tijd te signaleren wanneer bijvoorbeeld een subsidieplafond bijna bereikt wordt of een termijn dreigt te verlopen, draag je bij aan een soepel verloop van het gehele proces. Jouw proactieve houding stelt je in staat om structuur aan te brengen en processen vooruit te helpen en op die manier het team te ondersteunen bij het uitvoeren van de subsidieregeling.

Met jouw samenwerkingsvaardigheden draag je bij aan een goed functionerend team door het werk voor iedereen overzichtelijk en uitvoerbaar te maken. Je werkt samen met subsidieadviseurs en andere collega’s om de aanvragen volledig en juist te verwerken. Je zorgt dat informatie op tijd gedeeld wordt, denkt mee over wat er nodig is en houdt het overzicht in de lopende subsidieregelingen. Hierin weet je jouw collega’s te vinden en hulp aan te bieden wanneer nodig. Door je collega’s te ondersteunen en helder te communiceren, ondersteun je het team om de aanvragen volledig en juist te behandelen en het proces soepel te laten verlopen.

WIJ BIEDEN

Werken bij het Fonds voor Cultuurparticipatie betekent een verschil maken door cultuur toegankelijk te maken voor iedereen. Jij helpt mee met het vergroten van cultuurparticipatie en -educatie in Nederland. Daarnaast biedt het Fonds jou:  

• Ervaren, leuke professionals als collega’s; 

• Een jaarcontract voor 32 uur per week, met de intentie tot verlenging. Maximaal 50% thuiswerken is mogelijk; 

• De functie is gewaardeerd in functieschaal 7 van de CAO Rijk. Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal €3.016,50 en maximaal €3.879,75 bruto per maand bij een 36-urige werkweek. Let op: voor de overige arbeidsvoorwaarden volgen wij ons eigen arbeidsvoorwaardenreglement en niet de CAO Rijk;  

• 4 weken verlof op jaarbasis; 

• Een IKB-regeling, bestaande uit 36 IKB-uren (op basis van een 36-urige werkweek) en 16,5% IKB-budget; 

• Een modern ingericht kantoor op loopafstand van Utrecht CS;

• Een uitstekend pakket aan aanvullende arbeidsvoorwaarden, zoals maandelijkse stoelmassages, vers fruit, korting op je sportabonnement en een cultuur budget.   

Voor deze functie is het verplicht dat je een verklaring omtrent gedrag (VOG) kunt inleveren bij indiensttreding. Het Fonds vergoedt deze verklaring.  

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.